Khi nói đến việc tối ưu hóa Office 365, chúng tôi khuyên CIO nên tuân thủ nguyên tắc ô để đánh giá. Với phương pháp này, các công ty bắt đầu từ đầu, giải quyết 5 điểm chính về hiệu quả .
1) Dữ liệu người dùng Baselining
CIO cần thiết lập một danh sách tất cả người dùng theo bộ phận và lưu ý kế hoạch họ có. Không có công cụ quản lý SaaS, đây là một quá trình thủ công kéo dài. Nhưng đó là bước đầu tiên quan trọng. Các CIO cần thiết lập một danh sách tất cả người dùng theo bộ phận và tìm ra kế hoạch họ có và lần cuối họ đăng nhập. Lưu ý cũng nên được sử dụng hạn ngạch Exchange hoặc OneDrive mà họ đã đưa vào (GB) và thực sự được sử dụng cùng với khác dữ liệu để hỗ trợ quá trình tối ưu hóa. Điều này giúp cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu, cung cấp cho CIO kiến thức cần thiết để trao quyền cho siêu người dùng với nhiều dữ liệu / công cụ hơn và giảm lãng phí từ việc không sử dụng.
2) Đánh giá không sử dụng
Bạn có thể sẽ tìm thấy sự không phù hợp của các sản phẩm và loại vai trò. Các nhà lãnh đạo háo hức sẵn sàng tối ưu hóa các kế hoạch có thể muốn ngừng trả tiền cho các giấy phép và người dùng không sử dụng hoặc hạ cấp người khác – nhưng không quá nhanh. Trước tiên hãy kiểm tra với người quản lý hoặc cá nhân – có lẽ người dùng đang nghỉ phép hoặc có các dự án sắp tới yêu cầu quyền truy cập vào một công cụ nhất định. Tuy nhiên, nói chung, bạn có thể tìm thấy sự không phù hợp giữa các sản phẩm và loại vai trò. Ví dụ: chúng tôi chưa bao giờ tìm thấy một cộng tác viên kế toán sử dụng Nhà xuất bản – và vì lý do chính đáng.
3) Xem xét phương thức sử dụng
Tiết kiệm tới 75% có thể đang chờ đợi chỉ bằng cách đánh giá nhu cầu máy tính để bàn của người dùng của bạn. Người dùng di động, đang di chuyển có thể không bao giờ chạm vào các phiên bản ứng dụng trên máy tính để bàn của họ. Tại thời điểm này, hãy xem xét khả năng tối ưu hóa trực tuyến / ngoại tuyến. Các phiên bản đầy đủ của Outlook, Word, Excel, PowerPoint – và Access và Publisher cho PC được bao gồm trong giấy phép Office 365 E5 hoặc E3. Giấy phép Office 365 E1 chỉ cung cấp quyền truy cập web nhưng bắt đầu với giá niêm yết là $ 8 / giấy phép so với $ 35 (E5) và $ 20 (E3). Chỉ cần đánh giá nhanh về nhu cầu máy tính để bàn của người dùng của bạn có thể tạo ra mức tiết kiệm lên tới 75%. Tương tự như vậy, hãy để mắt đến các ELA văn phòng kế thừa (thỏa thuận cấp phép doanh nghiệp) vẫn có thể hoạt động. Vì người dùng được bảo vệ bởi SaaS, giấy phép Office 365 không cần phải luôn luôn được đặt đúng chỗ. Nhân cơ hội này để tối ưu hóa giấy phép dư thừa hoặc quá mức này.
4) Ý nghĩa của việc lưu trữ
Xem xét các yêu cầu lưu trữ thực sự của bạn và các tùy chọn hạ cấp. Khi bạn tiếp tục nỗ lực tối ưu hóa, sự siêng năng sẽ trở nên chi tiết hơn. Ở đây chúng tôi sẽ đánh giá nhu cầu lưu trữ theo giấy phép và loại người dùng. Người dùng giấy phép Office 365 E3 có được bộ nhớ OneDrive cá nhân không giới hạn và 100 GB dung lượng email. Các công ty thường chạy các ứng dụng lưu trữ thay thế như Dropbox, Box hoặc Google Drive. Nếu điều này nghe có vẻ giống bạn, hãy xem xét các yêu cầu lưu trữ thực tế của bạn và các tùy chọn hạ cấp. Ngoài ra, việc chuyển sang một gói khác cũng có thể có ý nghĩa cho việc tối ưu hóa giấy phép nếu bạn sử dụng Google G Suite cho email và các ứng dụng Office khác để tạo và cộng tác. Gói ProPlus cũng cung cấp dung lượng lưu trữ giảm và loại bỏ email doanh nghiệp.
5) Đánh giá hàng quý
Đánh giá hàng quý đảm bảo rằng các công ty giữ cho nhân viên của họ được trang bị tối ưu. Tìm thời gian để xem xét là yêu cầu cuối cùng, nhưng quản lý giấy phép xếp hạng rất thấp đối với hầu hết các hoạt động yêu thích của CIO. Mặc dù điều này là dễ hiểu, nhưng không có vấn đề xung quanh. Di chuyển nguồn nhân lực và thay đổi nhu cầu tổ chức làm cho nó cần thiết. Những vụ thuê và cháy mới đến rồi đi. Các sản phẩm SaaS khác trở nên phổ biến trong khi các ứng dụng hiện có thu thập bụi. Bằng cách theo kịp với hàng quý này, các công ty có thể tối đa hóa ROI của họ và giữ cho nhân viên của họ được trang bị tối ưu. Bạn cũng có thể theo dõi Trung tâm quản trị Office 365 để cập nhật các quy trình tham gia / vận động viên / nhân sự của HR và quản lý các nhiệm vụ, hủy bỏ hoặc chuyển nhượng lại khi đang di chuyển.
1) Dữ liệu người dùng Baselining
CIO cần thiết lập một danh sách tất cả người dùng theo bộ phận và lưu ý kế hoạch họ có. Không có công cụ quản lý SaaS, đây là một quá trình thủ công kéo dài. Nhưng đó là bước đầu tiên quan trọng. Các CIO cần thiết lập một danh sách tất cả người dùng theo bộ phận và tìm ra kế hoạch họ có và lần cuối họ đăng nhập. Lưu ý cũng nên được sử dụng hạn ngạch Exchange hoặc OneDrive mà họ đã đưa vào (GB) và thực sự được sử dụng cùng với khác dữ liệu để hỗ trợ quá trình tối ưu hóa. Điều này giúp cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu, cung cấp cho CIO kiến thức cần thiết để trao quyền cho siêu người dùng với nhiều dữ liệu / công cụ hơn và giảm lãng phí từ việc không sử dụng.
2) Đánh giá không sử dụng
Bạn có thể sẽ tìm thấy sự không phù hợp của các sản phẩm và loại vai trò. Các nhà lãnh đạo háo hức sẵn sàng tối ưu hóa các kế hoạch có thể muốn ngừng trả tiền cho các giấy phép và người dùng không sử dụng hoặc hạ cấp người khác – nhưng không quá nhanh. Trước tiên hãy kiểm tra với người quản lý hoặc cá nhân – có lẽ người dùng đang nghỉ phép hoặc có các dự án sắp tới yêu cầu quyền truy cập vào một công cụ nhất định. Tuy nhiên, nói chung, bạn có thể tìm thấy sự không phù hợp giữa các sản phẩm và loại vai trò. Ví dụ: chúng tôi chưa bao giờ tìm thấy một cộng tác viên kế toán sử dụng Nhà xuất bản – và vì lý do chính đáng.
3) Xem xét phương thức sử dụng
Tiết kiệm tới 75% có thể đang chờ đợi chỉ bằng cách đánh giá nhu cầu máy tính để bàn của người dùng của bạn. Người dùng di động, đang di chuyển có thể không bao giờ chạm vào các phiên bản ứng dụng trên máy tính để bàn của họ. Tại thời điểm này, hãy xem xét khả năng tối ưu hóa trực tuyến / ngoại tuyến. Các phiên bản đầy đủ của Outlook, Word, Excel, PowerPoint – và Access và Publisher cho PC được bao gồm trong giấy phép Office 365 E5 hoặc E3. Giấy phép Office 365 E1 chỉ cung cấp quyền truy cập web nhưng bắt đầu với giá niêm yết là $ 8 / giấy phép so với $ 35 (E5) và $ 20 (E3). Chỉ cần đánh giá nhanh về nhu cầu máy tính để bàn của người dùng của bạn có thể tạo ra mức tiết kiệm lên tới 75%. Tương tự như vậy, hãy để mắt đến các ELA văn phòng kế thừa (thỏa thuận cấp phép doanh nghiệp) vẫn có thể hoạt động. Vì người dùng được bảo vệ bởi SaaS, giấy phép Office 365 không cần phải luôn luôn được đặt đúng chỗ. Nhân cơ hội này để tối ưu hóa giấy phép dư thừa hoặc quá mức này.
4) Ý nghĩa của việc lưu trữ
Xem xét các yêu cầu lưu trữ thực sự của bạn và các tùy chọn hạ cấp. Khi bạn tiếp tục nỗ lực tối ưu hóa, sự siêng năng sẽ trở nên chi tiết hơn. Ở đây chúng tôi sẽ đánh giá nhu cầu lưu trữ theo giấy phép và loại người dùng. Người dùng giấy phép Office 365 E3 có được bộ nhớ OneDrive cá nhân không giới hạn và 100 GB dung lượng email. Các công ty thường chạy các ứng dụng lưu trữ thay thế như Dropbox, Box hoặc Google Drive. Nếu điều này nghe có vẻ giống bạn, hãy xem xét các yêu cầu lưu trữ thực tế của bạn và các tùy chọn hạ cấp. Ngoài ra, việc chuyển sang một gói khác cũng có thể có ý nghĩa cho việc tối ưu hóa giấy phép nếu bạn sử dụng Google G Suite cho email và các ứng dụng Office khác để tạo và cộng tác. Gói ProPlus cũng cung cấp dung lượng lưu trữ giảm và loại bỏ email doanh nghiệp.
5) Đánh giá hàng quý
Đánh giá hàng quý đảm bảo rằng các công ty giữ cho nhân viên của họ được trang bị tối ưu. Tìm thời gian để xem xét là yêu cầu cuối cùng, nhưng quản lý giấy phép xếp hạng rất thấp đối với hầu hết các hoạt động yêu thích của CIO. Mặc dù điều này là dễ hiểu, nhưng không có vấn đề xung quanh. Di chuyển nguồn nhân lực và thay đổi nhu cầu tổ chức làm cho nó cần thiết. Những vụ thuê và cháy mới đến rồi đi. Các sản phẩm SaaS khác trở nên phổ biến trong khi các ứng dụng hiện có thu thập bụi. Bằng cách theo kịp với hàng quý này, các công ty có thể tối đa hóa ROI của họ và giữ cho nhân viên của họ được trang bị tối ưu. Bạn cũng có thể theo dõi Trung tâm quản trị Office 365 để cập nhật các quy trình tham gia / vận động viên / nhân sự của HR và quản lý các nhiệm vụ, hủy bỏ hoặc chuyển nhượng lại khi đang di chuyển.
