Quy trình quản lý dự án mà bạn cần nắm rõ

Lê Thành Nam

Thành Viên [LV 0]

Khởi động dự án

Quy trình quản lý dự án bắt đầu bằng công việc khởi động dự án, trong đó nhiệm vụ này được chia thành hai hoạt động chính bao gồm:

  • Xây dựng bản tuyên bố dự án: Tất cả các dự án đều cần có bản tuyến bố dự án bởi nó là cơ sở để định hướng hoạt động, căn cứ xác định và công nhận kết quả cuối cùng. Cụ thể, bản tuyên bố cần nêu rõ mục tiêu, yếu tố tác động, ràng buộc dự án cùng quyền hạn, vai trò của các vị trí quan trọng ở mức độ tổng quát nhất.
  • Xác định những người liên quan: Đây là công việc xây dựng bộ máy nhân sự để thực hiện tiến hành quản lý dự án. Trong đó, mục tiêu của quản lý là tìm ra tiếng nói chung của các bên liên quan nhằm đạt được lợi ích tối đa nhất.

2. Lập kế hoạch hoàn hảo cho dự án

Một bản kế hoạch quản lý dự án hoàn hảo cần phải đảm bảo tính cụ thể, bao phủ toàn bộ các phương diện của tiến trình thực hiện. Trong đó, 4 yếu tố giúp bạn thiết lập bản kế hoạch tốt là :

  • Cần có sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan.
  • Thể hiện bằng văn bản tất cả 9 phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phú, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp.
  • Kế hoạch cần được phê duyệt bởi hội đồng.
  • Kế hoạch phải đảm bảo tính khả thi, đảm bảo về chi phí quản lý dự án phù hợp và tỷ lệ thành công nhất định.

3. Tiến hành và thực thi dự án

Đây là bước các cán bộ, nhân viên tiến hành thực hiện dự án dựa theo nội dung công việc được ghi trong bản kế hoạch. Tuy nhiên, thực tế triển khai dự án có thể xuất hiện sai số hoặc tình huống phát sinh làm ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng công việc. Trước các vấn đề này, nhân viên trực tiếp tiến hành, quản lý dự án cần có sự linh động, điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo kết quả đạt được đúng như mục tiêu đã đề ra.

4. Báo cáo kết quả dự án

Báo cáo kết quả là nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện trong quy trình quản lý dự án. Theo đó, bản báo cáo cần đưa ra các nhiệm vụ đã hoàn thành và điều còn thiếu sót dựa trên việc so sánh với kế hoạch đặt ra ban đầu. Nó cũng cần có bản đánh giá chất lượng công việc để có những thay đổi, khắc phục giúp nâng cao hiệu quả thực hiện những nhiệm vụ về sau.

5. Kết thúc dự án

Kết thúc là bước cuối cùng hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án và nó cần đảm bảo được thực hiện đầy đủ, bài bản. Giai đoạn kết thúc không được thực hiện đúng trình tự có thể phát sinh nhiều rắc rối liên quan đến pháp lý. Vấn đề này sẽ để lại nhiều thiệt hại to lớn về tài chính và danh tiếng cho tổ chức vì vậy người làm quản lý dự án cần đặc biệt lưu tâm.
Nguồn: 123job.vn
 
Bên trên